Automatisations Fondation
Documentation des workflows automatises
Prepare par Buldee (Alexandre)
Pour JR Body
Fevrier 2025
Pour enregistrer en PDF : Cmd+P (Mac) ou Ctrl+P (Windows) → "Enregistrer en PDF"
Vue d'ensemble
Ce qu'on a mis en place
3 automatisations qui tournent sur ton serveur prive (automatia.buldee.io). Elles remplacent les workflows Make qui ne fonctionnaient pas.
graph LR
A[Nouveau client rejoint Slack] --> WF1[Onboarding Slack]
B[Client remplit le questionnaire] --> WF2[Creation Doc Mentoring]
C[Tu cliques un bouton dans Notion] --> WF3[Notification Staff]
Les 3 automatisations
| # | Nom | Declencheur | Ce que ca fait |
|---|
| 1 |
Onboarding Slack |
Un client rejoint ton Slack |
Cree son canal prive, envoie la video de bienvenue, le lien du groupe et le questionnaire |
| 2 |
Doc Mentoring |
Le client remplit le questionnaire Google Form |
Copie le template mentoring, le remplit, le partage avec le client et toi |
| 3 |
Notification Staff |
Tu cliques "Onboarding" dans Notion |
Previent l'equipe sur Slack, cree les fiches Setter et CSM avec les rappels |
Ce que tu n'as plus a faire manuellement
- Creer un canal Slack pour chaque client
- Envoyer les 3 messages de bienvenue
- Copier/renommer/partager le doc mentoring
- Prevenir l'equipe d'un nouveau client
- Creer les fiches dans Notion Setter et CSM
- Calculer les dates de rappel J+1, J+2, J+4, J+7
Ce qui reste manuel (et c'est voulu)
- Remplir le contenu du mentoring (c'est ton expertise)
- Decider quand declencher l'onboarding staff (bouton Notion)
- Gerer les echanges dans les canaux Slack
Ou voir si ca marche
Connecte-toi a https://automatia.buldee.io → Executions dans le menu gauche. Tu verras chaque execution avec un statut vert (succes) ou rouge (erreur).
En cas de probleme
Si une automatisation echoue, tu recevras un message prive Slack avec le detail de l'erreur. Contacte Buldee (Alexandre) si besoin.
Automatisation 1 — Onboarding Client Slack
Quand ca se declenche
Un nouveau client rejoint ton espace Slack via le lien d'invitation.
Ce qui se passe automatiquement
graph TD
A[Le client rejoint Slack] --> B[Message de bienvenue sur #general]
B --> C[Creation de son canal prive]
C --> D[Le client + toi etes invites dans le canal]
D --> E["Message 1 : Video de bienvenue (Loom)"]
E --> F["Message 2 : Lien vers #general"]
F --> G["Message 3 : Lien vers le questionnaire"]
En detail
- Bienvenue publique : un message apparait dans #general pour accueillir le client devant tout le monde
- Canal prive : un canal au format
prenom-nom est cree (ex: amandine-cadore). C'est un espace 1:1 entre toi et le client.
- Invitations : le client et toi etes automatiquement ajoutes au canal
- 3 messages envoyes dans le canal prive :
- La video de bienvenue Loom
- Un lien vers le canal general (communaute)
- Le lien du questionnaire Google Form
Si le canal existe deja
Pas de panique — l'automatisation detecte que le canal existe, le retrouve et continue normalement.
Si quelque chose echoue
Tu recois un message prive Slack avec le detail de l'erreur.
Ce que tu dois savoir
- Les accents dans les noms sont geres automatiquement (Eloise Muller →
eloise-muller)
- Les messages sont espaces de quelques secondes pour eviter d'etre bloque par Slack
- Seuls les nouveaux membres declenchent l'automatisation, pas les membres existants
Automatisation 2 — Questionnaire vers Doc Mentoring
Quand ca se declenche
Un client soumet le questionnaire Google Form Fondation.
Ce qui se passe automatiquement
graph TD
A[Client remplit le questionnaire] --> B[Les reponses arrivent dans Google Sheets]
B --> C[Copie du template Doc Mentoring]
C --> D["Le fichier est renomme Prenom Nom - Mentoring"]
D --> E[Deplace dans le dossier Coaching Business]
E --> F["Remplissage de l'onglet Presentation"]
F --> G[Partage avec le client en ecriture]
G --> H[Partage avec toi en ecriture]
H --> I[Notification Slack]
En detail
- Detection : l'automatisation verifie toutes les minutes si une nouvelle reponse est arrivee
- Copie : le template Doc Mentoring est copie (l'original n'est jamais touche)
- Renommage : le fichier prend le nom du client (
Prenom Nom - Mentoring)
- Rangement : le fichier est deplace dans le dossier "Coaching Business" sur Google Drive
- Remplissage : les reponses du questionnaire sont inserees dans l'onglet Presentation
- Partage : le client et toi recevez un acces en ecriture
- Notification : tu recois un message Slack avec le nom du client et un lien direct vers le document
Pourquoi le partage arrive en dernier
Si on partageait le doc avant de le remplir, le client recevrait des notifications email pour chaque modification. En partageant apres, il recoit une seule notification propre.
Ce que tu dois savoir
- Un nouveau doc est cree a chaque soumission du formulaire
- Si un client remplit le formulaire 2 fois, 2 docs seront crees (c'est normal)
- Le delai entre la soumission et la creation du doc est d'environ 1 minute max
Automatisation 3 — Notification Staff (Onboarding interne)
Quand ca se declenche
Tu cliques sur le bouton "Onboarding" dans ta base Notion CRM.
Ce qui se passe automatiquement
graph TD
A[Tu cliques le bouton dans Notion] --> B{"Verification : prenom et nom remplis ?"}
B -->|Oui| C[Message Slack #onboarding]
B -->|Oui| D[Fiche Notion Setter]
B -->|Oui| E[Fiche Notion CSM]
B -->|Non| F[Rien ne se passe]
Les 3 actions se font en meme temps (pas l'une apres l'autre).
En detail
- Message Slack sur #onboarding :
- Nom du client
- Son pseudo Instagram
- L'offre choisie
- Notification @channel pour prevenir toute l'equipe
- Fiche Setter dans Notion :
- Titre : Prenom Nom du client
- Statut : "A enlever"
- Etiquette : "A etiqueter"
- Fiche CSM dans Notion (pour Lucas) :
- Titre : Prenom Nom du client
- Statut : "A faire"
- 4 dates de rappel calculees automatiquement :
- Lendemain (J+1)
- 2 jours apres (J+2)
- 4 jours apres (J+4)
- 7 jours apres (J+7)
Si une des 3 actions echoue
Les autres continuent quand meme. Si Notion est temporairement indisponible, le message Slack part quand meme (et inversement).
Ce que tu dois savoir
- Le bouton dans Notion doit envoyer : prenom, nom, pseudo Instagram et offre
- Si le prenom ou le nom est vide, rien ne se declenche (securite)
- Les dates de rappel sont calculees a partir du moment ou tu cliques le bouton